Politique de confidentialité

OBJECTIF ET CHAMP D'APPLICATION

LMC Diabetes and Endocrinology Ltd. (“ LMC ”) est un fournisseur national de services de santé. En tant que professionnels de la santé, nous nous engageons à maintenir des normes élevées de confidentialité à l'égard de toutes les informations qui nous ont été confiées, avec un accent particulier sur les informations personnelles sur la santé. La présente déclaration de politique (“ la Politique ”) a été préparée pour réaffirmer notre engagement à maintenir la confidentialité de nos patients et pour vous informer de nos pratiques concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation des informations personnelles (telles que définies ci-dessous) par LMC.

Nos obligations en tant que professionnels de la santé sont définies, en partie, par les instances nationales et provinciales
les règlements qui régissent chacune de nos professions (par exemple, le Collège des médecins et chirurgiens de l'Ontario et ceux de chaque province, les Diététistes du Canada, le Collège des infirmières de chaque province, etc.). Les obligations énoncées dans cette politique s'appliquent à tous les professionnels, employés, contractuels et mandataires qui fournissent des services dans le cadre de notre prestation de services à nos patients.

Aux fins de la présente politique, les “ informations démographiques ” désignent toute information autre que les renseignements médicaux personnels (tels que définis dans Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, 2004 (la “ PHIPA ”) et tels que reproduits ci-dessous), enregistrés sous quelque forme que ce soit, concernant une personne identifiée, ou une personne dont l'identité peut être déduite ou déterminée à partir de l'information. Cette politique ne couvre aucune information, enregistrée sous quelque forme que ce soit, concernant plus d'une personne dont l'identité est inconnue et ne peut être déduite de l'information (“ Informations agrégées ”). LMC se réserve le droit d'utiliser
Informations agrégées de toute manière qu'il juge appropriée.

Aux fins de la présente politique, les “ renseignements personnels sur la santé ” désignent les renseignements permettant d'identifier une personne, sous forme orale ou enregistrée, si ces renseignements :

(a) se rapporte à la santé physique ou mentale de l'individu, y compris les renseignements qui sont constitués par les antécédents médicaux de la famille de l'individu,

(b) concerne la prestation de soins de santé à la personne, y compris l'identification d'une personne en tant que prestataire de soins de santé à la personne,

(c) est un plan de service au sens de la Loi sur les soins à domicile et les services communautaires, 1994 pour l'individu,

(d) est relatif aux paiements ou à l'admissibilité aux soins de santé, ou à l'admissibilité à la couverture des soins de santé, à l'égard de la personne,

se rapporte au don par la personne de toute partie ou substance de son corps ou qui en est issue lors d'un test ou d'un examen,

(f) est le numéro de santé de la personne, ou

(g) identifie le décideur substitut d'un individu.

Les renseignements personnels sur la santé comprennent également les renseignements identificateurs qui ne sont pas des renseignements personnels sur la santé tels que décrits ci-dessus, mais qui sont contenus dans un dossier contenant des renseignements personnels sur la santé.

Les informations démographiques et les informations personnelles sur la santé sont désignées collectivement dans ce document comme des “ informations personnelles ”.

Dans la mesure du possible, nous recueillerons les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée. Dans certains cas, nous serons tenus de recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources, y compris, mais sans s’y limiter, votre employeur, votre médecin traitant, les médecins spécialistes et les assureurs. Dans ces cas, nous demanderons votre consentement pour obtenir des renseignements de ces sources, sauf lorsque la loi nous autorise à recueillir des renseignements personnels sans consentement.

Nous collectons régulièrement des informations anonymes/non personnelles. Les informations anonymes/non personnelles sont des informations qui ne peuvent être associées à un individu ou une entité commerciale spécifique ni retracées jusqu'à eux. Par exemple, nos serveurs Web collectent automatiquement certaines informations anonymes/non personnelles lorsque vous visitez notre site Web et notre application (collectivement, les “ Sites ”). Collectées électroniquement, ces informations peuvent inclure les pages que vous avez visitées, le type de navigateur Web que vous utilisez, le niveau de chiffrement que votre navigateur prend en charge et votre adresse IP. Les informations anonymes/non personnelles collectées peuvent être utilisées à des fins de recherche et d'analyse. Par exemple, nous pouvons déterminer combien de fois
Notre politique en ligne a été visitée mais nous ne connaissons aucune information spécifique sur ces visiteurs.

Lorsque vous visitez notre Site, aucune information permettant de vous identifier personnellement n'est collectée, sauf si vous choisissez de la fournir volontairement. Vous êtes invité à naviguer sur ces Sites à tout moment de manière anonyme et privée, sans révéler aucune Information Personnelle vous concernant.

Pour mieux comprendre nos clients, nous pouvons également recueillir des informations à des fins d'analyse en menant des sondages anonymes auprès des patients, en extrayant des informations démographiques de dossiers existants et de Statistique Canada.

PROTÉGER VOTRE VIE PRIVÉE – NOTRE ENGAGEMENT ENVERS VOUS

Protéger votre vie privée signifie que :

nous conservons vos renseignements personnels dans la stricte confidentialité, sauf dans les cas où nous avons votre consentement ou lorsque la loi nous autorise à divulguer des renseignements personnels sans consentement ;

(ii) vous contrôlez comment nous obtenons, utilisons et divulguons vos Informations personnelles;

(iii) vous pouvez demander l'accès aux Données personnelles que nous détenons à votre sujet ;

(iv) nous respectons votre vie privée lorsque nous faisons la promotion de nos produits et services.

POURQUOI LMC COLLECTE-T-IL DES INFORMATIONS PERSONNELLES ?

Nous collectons des informations personnelles dans le but de vous fournir des services de santé. Disposer d'informations à jour et exactes nous aide à vous offrir le meilleur service et les meilleures recommandations possibles et, dans certains cas, à vous proposer des services supplémentaires dont nous pensons qu'ils pourraient vous être utiles.

PROPRIÉTÉ DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Il est important de noter qu'en tant que patient, vous êtes propriétaire de vos informations personnelles. Cette politique décrit comment vous pouvez modifier, demander l'accès ou obtenir des copies de vos informations personnelles. Cependant, le format dans lequel vos informations personnelles sont conservées, y compris, mais sans s'y limiter, les dossiers médicaux, les tableaux, les films, les logiciels, les bases de données, les applications, les méthodologies et les processus de collecte, de traitement et de stockage de ces informations personnelles, appartient à LMC et/ou à nos médecins, le cas échéant.

Comment LMC obtient-il le consentement pour utiliser et divulguer des renseignements personnels ?

Nous sommes tenus de garder confidentielles vos informations démographiques et vos informations personnelles sur la santé, sauf autorisation de votre part, sous réserve d’exceptions limitées. Nous utilisons les informations personnelles aux fins décrites ci-dessus.

Dans certains cas, votre consentement à l'utilisation et/ou à la divulgation de vos informations personnelles sera obtenu verbalement ou par écrit, au moyen d'un formulaire de consentement éclairé. Par exemple, notre formulaire d'inscription des patients LMC contient une section pour le consentement à la recherche sur la santé – Registre.

Votre fourniture de renseignements personnels à LMC signifie que vous acceptez et consentez à ce que nous collections, utilisions et divulguions vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité. Si vous n'acceptez pas ces conditions, nous vous prions de ne fournir aucun renseignement personnel à LMC.

Rappelez-vous, le choix de nous fournir des informations personnelles vous appartient toujours, et votre consentement à ce que nous utilisions vos informations personnelles peut être retiré par écrit à tout moment.

NOS EMPLOYÉS

Dans le cadre des opérations quotidiennes, l'accès aux informations privées, sensibles et confidentielles est restreint aux employés autorisés qui ont un objectif commercial légitime et une raison d'y accéder. Par exemple, lorsque vous nous appelez, que vous visitez nos bureaux ou que vous nous envoyez un courriel, nos employés désignés auront accès à vos Informations personnelles afin de vous aider à vous fournir des services. Il est important de noter que seuls les professionnels de la santé (infirmières, médecins, techniciens, éducateurs, assistants médicaux, etc.) ou d'autres personnes ayant un besoin d'en connaître auront accès à vos Informations personnelles.

L'accès non autorisé et/ou la divulgation d'informations personnelles d'un patient par un employé de LMC sont strictement interdits. Tous les employés doivent à tout moment maintenir la confidentialité des informations personnelles.

PRESTATIONS DE FOURNISSEURS EXTERNES

Afin de fournir certains services, nous faisons parfois appel à des organisations externes ou à des professionnels de la santé pour effectuer des services spécialisés tels que des expertises médicales indépendantes, des examens paramédicaux ou le traitement de données. Nos fournisseurs de services de confiance peuvent parfois être responsables du traitement et de la gestion de certaines Informations personnelles que nous recevons de votre part. Par exemple, en vous référant à un médecin spécialiste pour des examens complémentaires, nous devons être en mesure de leur fournir suffisamment d'Informations personnelles pour pouvoir vous aider.

Dans ces cas, LMC peut divulguer des renseignements personnels vous concernant à des organisations qui fournissent des services pour le compte de LMC. Les renseignements personnels ne seront fournis à de telles organisations que si elles acceptent d'utiliser ces renseignements uniquement aux fins de fournir des services à LMC et sous les instructions de LMC, et, en ce qui concerne ces renseignements, d'agir d'une manière conforme aux principes pertinents énoncés dans la présente politique.

Quand utiliserions-nous vos informations personnelles sans votre consentement ?

Veuillez noter qu'il existe des circonstances dans lesquelles l'utilisation et/ou la divulgation d'informations démographiques et/ou d'informations sur la santé personnelle peuvent être justifiées ou permises, ou lorsque le CLM est tenu de divulguer des informations sans votre consentement.

Circonstances dans lesquelles vos informations personnelles peuvent être utilisé sans votre consentement notamment (mais sans s'y limiter) :

la planification ou la prestation de programmes ou de services ;
gestion des risques, gestion des erreurs ou activités visant à améliorer ou maintenir la qualité des soins de tout programme ou service connexe ;
éduquer les agents pour qu'ils fournissent des soins de santé ;
recherche (à condition que des exigences et conditions spécifiques soient remplies);
l'obtention du paiement ou le traitement, la surveillance, la vérification ou le remboursement des demandes de remboursement de frais de soins de santé ;
lorsque la loi le permet ou l'exige ; ou
fins pour lesquelles les informations ont été collectées ou créées et pour toutes les fonctions raisonnablement nécessaires à la réalisation de cet objectif, sous réserve de certaines exceptions.

Les circonstances dans lesquelles vos renseignements personnels peuvent être divulgués sans votre consentement comprennent (sans s'y limiter) :

éliminer ou réduire un risque significatif de lésions corporelles graves à une personne ou à un groupe de personnes ;
transfert de dossiers à des archives pour conservation ;
se conformer à une inspection, une enquête ou une procédure similaire autorisée par un mandat, le PHIPA ou une autre loi ;
déterminer l'admissibilité d'une personne aux services de santé, services connexes ou prestations financés par les fonds publics;
permettant au ministère de la Santé et des Soins de longue durée de fournir des fonds à un établissement pour la prestation de soins de santé ; ou
lorsque la loi l'exige ou l'autorise, par exemple dans le cadre de procédures judiciaires ou de procédures judiciaires envisagées dans lesquelles LMC est, ou devrait être, une partie ou un témoin.

Lorsque la communication d'informations est obligatoire ou autorisée sans consentement, LMC ne communiquera pas plus d'informations que nécessaire.

LMC ne vend, n'échange, ne troque ni ne cède à titre onéreux aucune information personnelle qu'elle a obtenue.

Les informations personnelles pourront également être transférées à une autre organisation en cas de fusion ou de changement de propriété de tout ou partie de LMC. Cela ne se produira que si les parties ont conclu un accord aux termes duquel la collecte, l'utilisation et la divulgation des informations sont limitées aux finalités liées à la transaction commerciale, y compris la détermination de la poursuite ou non de la transaction commerciale, et doivent être utilisées par les parties pour réaliser et conclure la transaction commerciale.

EXACTITUDE DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Les décisions, y compris les recommandations en matière de soins de santé, sont souvent prises en fonction des informations dont nous disposons. Il est donc important que vos informations personnelles soient exactes et complètes. Nous nous efforçons de garantir que toutes les informations personnelles fournies et en notre possession sont aussi exactes, à jour et complètes que nécessaire aux fins pour lesquelles LMC utilise ces informations.

En tant que patient, vous pouvez demander à consulter vos informations afin de les vérifier, de les mettre à jour et de les corriger.

Les demandes d'accès à vos renseignements personnels doivent être faites par écrit (voir la section Nous joindre dans ce document pour les informations). Après réception de la demande, si vous souhaitez recevoir des copies de vos dossiers, nous vous fournirons une estimation raisonnable des coûts qui reflète le coût de la photocopie et du temps du personnel pour la production des dossiers photocopiés.

Si vous souhaitez uniquement consulter le document original, l'un de nos employés doit être présent pour en préserver l'intégrité.

Conformément à nos obligations en tant que prestataires de soins de santé, nous ne refuserons l'accès aux dossiers médicaux que dans des circonstances limitées; par exemple, si l'on peut raisonnablement s'attendre à ce que l'octroi de l'accès entraîne un risque de préjudice grave pour le traitement ou le rétablissement de l'individu, ou un risque de préjudice corporel grave pour l'individu ou une autre personne, ou si le dossier ou les informations qu'il contient sont soumis au privilège légal. Dans de tels cas, nous ferons de notre mieux pour retirer la partie du dossier demandé à laquelle l'individu n'a pas droit d'accès et pour accorder l'accès à la partie du dossier contenant des renseignements personnels sur la santé concernant l'individu.

Si vous avez une déficience sensorielle, nous vous donnerons accès à vos Informations personnelles dans tout format alternatif que vous demanderez si nous les avons déjà dans ce format ou si leur conversion dans ce format est raisonnable et nécessaire pour que vous puissiez exercer vos droits en vertu de la législation applicable. Encore une fois, une demande de visualisation de vos Informations personnelles dans un format alternatif doit être faite par écrit, et nous vous fournirons une estimation raisonnable des coûts qui reflète le coût de ladite conversion.

Pour nous aider à maintenir vos informations personnelles à jour, nous vous encourageons à corriger les inexactitudes aussi souvent que nécessaire. Malgré tous nos efforts raisonnables, des erreurs peuvent survenir. Si vous identifiez des informations incorrectes ou obsolètes dans votre dossier, nous apporterons les annotations nécessaires et vous fournirons une copie des informations corrigées. Le cas échéant, nous communiquerons ces changements à d'autres parties qui auraient pu recevoir par inadvertance des informations incorrectes de notre part.

Pour toute correction de vos informations personnelles, vous pouvez demander des modifications à votre dossier, et cette demande sera documentée par une annotation dans le dossier. Cependant, nous ne procéderons à des modifications que pour corriger des inexactitudes factuelles, plutôt que pour corriger des avis médicaux, des diagnostics, des évaluations de laboratoire ou d'autres preuves médicales que nous, en tant que prestataires de soins de santé, sommes tenus de conserver.

Toutes les demandes d'accès ou de modification de vos informations personnelles doivent nous être adressées par écrit.

Nous traiterons rapidement votre demande de consultation ou de correction de vos informations et vous répondrons toujours dans un délai de 30 jours. Si nous devons prolonger le délai, ou si nous devons refuser votre demande, nous vous en expliquerons la raison, sous réserve de toute restriction légale, et nous vous informerons de la nouvelle date limite, des raisons du report et de vos droits en vertu de la législation applicable concernant ce report.

RÉTENTION ET DESTRUCTION DES DONNÉES PERSONNELLES

La durée pendant laquelle nous conservons les informations varie en fonction du produit ou du service et de la nature des informations. Cette période peut s'étendre au-delà de la fin de la relation d'une personne avec nous. Dans la mesure du possible, LMC ne conserve les informations personnelles que le temps nécessaire aux raisons pour lesquelles elles ont été collectées.

En ce qui concerne les dossiers médicaux des patients, nous les conservons au moins aussi longtemps que l'exige la loi et
règlements sanitaires provinciaux.

Actuellement, les principaux lieux où LMC détient des Informations Personnelles se situent dans les villes où LMC a des bureaux et dans les municipalités avoisinantes où des installations de stockage hors site pourraient être situées, ou, dans les cas où LMC fait appel à des sous-traitants pour vous fournir des services (par exemple, des médecins qui effectuent des évaluations médicales indépendantes, ou des infirmières qui effectuent des examens paramédicaux), dans les locaux de ces sous-traitants.

Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins de LMC, nous avons des procédures pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les anonymiser.

Nous détruisons nos dossiers d'une manière qui protège la confidentialité des patients, conformément aux réglementations édictées en vertu de la législation provinciale appropriée. Nous faisons appel à des entrepreneurs de déchiquetage supervisés qui doivent respecter les obligations contractuelles en matière de confidentialité.

SÉCURITÉ

Nous utilisons la technologie et maintenons des normes de sécurité pour protéger vos Informations Personnelles contre tout accès non autorisé, divulgation, altération inappropriée ou mauvaise utilisation. Nous utilisons des mesures de sûreté et de sécurité appropriées au niveau de sensibilité de vos informations. LMC protège davantage les Informations Personnelles en restreignant leur accès aux employés que la direction de LMC a determinés comme devant connaître ces informations afin que LMC puisse fournir ses services.

DOSSIERS PATIENT

Les dossiers électroniques des patients sont conservés dans un environnement sécurisé avec un accès restreint. Les dossiers papier sont stockés dans des classeurs ignifuges verrouillés ou dans des salles de classement équipées de systèmes d'arrosage. L'accès à ces zones est également strictement contrôlé.

SÉCURITÉ ÉLECTRONIQUE

Nous gérons notre propre environnement de serveur et notre infrastructure de pare-feu est strictement respectée. Nos pratiques de sécurité sont examinées régulièrement et nous employons couramment les technologies actuelles pour garantir que la confidentialité de vos informations n'est pas compromise.

Nos spécialistes en sécurité informatique intègrent la sécurité dans tous nos systèmes informatiques. Pour les informations stockées sous forme électronique, cela protège vos informations à tout moment, qu'elles soient stockées dans des fichiers de données ou traitées par nos employés. Nos systèmes protègent également vos informations si et lorsqu'elles sont transmises, par exemple, entre nos bureaux.

COMMUNIQUER DES INFORMATIONS PERSONNELLES À LMC

LMC offre aux patients la possibilité de communiquer par e-mail, SMS ou message vocal.
Cependant, la transmission d'informations personnelles par e-mail, SMS ou message vocal présente un certain nombre de risques que les patients devraient considérer avant d'utiliser l'e-mail, les SMS ou les messages vocaux. Ces risques comprennent, sans s'y limiter, les suivants :

Les e-mails, messages texte ou messages vocaux peuvent être partagés, transférés et stockés dans de nombreux fichiers papier et électroniques.
L'e-mail, le SMS ou le message vocal peuvent être diffusés immédiatement dans le monde entier et être reçus par de nombreux destinataires prévus et non prévus.
Les expéditeurs peuvent facilement adresser un e-mail, un message texte ou un message vocal par erreur.
Les courriels, les messages texte ou les messages vocaux sont plus faciles à falsifier que les documents manuscrits ou signés.
Des copies de sauvegarde de courriels, de messages texte ou de messages vocaux peuvent exister même après que l'expéditeur ou le destinataire a supprimé sa propre copie.
L'employeur et les services en ligne ont le droit d'archiver et d'inspecter les courriels ou les messages texte transmis par leurs systèmes.
Les e-mails, SMS ou messages vocaux peuvent être interceptés, modifiés, transférés ou utilisés sans autorisation ou détection.
Un e-mail, un SMS ou un message vocal peuvent être utilisés pour introduire des virus dans les systèmes informatiques.
Les courriels, les messages texte ou les messages vocaux peuvent être utilisés comme preuves devant le tribunal.

Dans la mesure du possible, nous vous encourageons à nous fournir vos informations personnelles par téléphone ou en personne.

RESPONSABILITÉ ET TRANPARENCE

LMC mettra facilement à la disposition des individus les politiques et procédures qui soutiennent son engagement à protéger la vie privée des individus. LMC a désigné une personne responsable de la supervision de ces politiques et procédures. Notre Responsable de la protection des renseignements personnels est le Directeur de l'Excellence Opérationnelle et des TI de LMC.

MISE AU DÉFI DE LA CONFORMITÉ

Un particulier peut contester la conformité de LMC avec les lois applicables en matière de protection de la vie privée en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée de LMC, tel qu'indiqué au bas de cette page.

Violation de la vie privée

Une violation de la vie privée se produit lorsque des renseignements personnels sur la santé sont collectés, utilisés ou divulgués sans autorisation. LMC dispose d'un protocole de violation de la vie privée afin qu'il y ait un processus à suivre en cas de violation de la vie privée. Par exemple, toute violation de la vie privée doit être signalée à l'agent de protection de la vie privée et à un autre membre du personnel responsable de la protection de la vie privée et du confinement des violations de la vie privée. LMC mènera une enquête interne sur la violation de la vie privée et prendra les mesures correctives appropriées. LMC signalera également certaines violations de la vie privée au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée et aux ordres professionnels de réglementation dans la province compétente. Les personnes touchées par une violation de la vie privée seront avisées par LMC dès que possible.

MODIFICATION DES PRATIQUES LMC ET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

La présente Politique est en vigueur à compter du 26 avril 2018. LMC examinera et révisera de temps à autre ses pratiques en matière de confidentialité et la présente Politique. En cas de modification, un avis approprié sera publié sur le site de LMC. Les modifications de la Politique s'appliqueront aux informations collectées à compter de la date de publication de la Politique révisée sur le site de LMC, ainsi qu'aux informations existantes détenues par LMC. Votre accès ou votre utilisation continue du site de LMC et de ses services après de tels changements constitue votre acceptation de la Politique telle que révisée.

NOUS CONTACTER – QUESTIONS/SUGGESTIONS CONCERNANT CETTE POLITIQUE

En cas de questions d'un individu concernant (a) l'accès aux renseignements personnels ; (b) la collecte, l'utilisation, la gestion ou la divulgation de vos renseignements personnels ; ou (c) la présente politique, cette personne doit communiquer par écrit avec LMC.

Ayesha Alam, Directeur Associé, Excellence Opérationnelle et Informatique

1929, avenue Bayview, bureau #106, Toronto, ON M4G 3E8